Gestion des abonnements papier

Notre consoeur Natacha Pinon s’est  intéressée de connaître les pratiques en matière de gestion des abonnements. Ci-dessous la synthèse des investigations.Sur 16 répondants, la moitié passe actuellement par une agence (dont une personne dont le contrat est en cours d’arrêt, une personne pensant arrêter le contrat au prochain renouvellement et une collectivité ­ mécontente ­ mais ne pouvant changer (marché public).

Les points positifs du recours à une agence mis en avant dans les réponses sont :

–       Allégement du service comptabilité (réduction du nombre de factures)

–       Rapidité du renouvellement des abonnements, notamment si les abonnements sont nombreux (1000 titres) et/ou des titres à l’étranger (difficultés d’identification des coordonnées éditeurs)

–       Mise à disposition d’une plateforme conviviale de gestion internet

–       Réactivité du service client

Les personnes gérant en direct s’occupent d’un nombre de titres très variable allant de 40 à 300. Certains centres sont abonnés en parallèle à des portails de revues électroniques en doublon du papier. De nombreuses personnes ont fait l’expérience d’une agence puis ont arrêté après quelques années de contrat. Si la reprise en direct nécessite une surcharge de travail temporaire pour tout remettre à plat, la mise en place d’un fichier Excel permet ensuite un suivi efficace.

Les raisons invoquées pour une gestion en direct sont :

–       Raison financière : l’agence prend un pourcentage sur chaque titre

–       Peu de valeur ajoutée : le temps passé à vérifier les factures et à relancer l’éditeur est le même que si on passe par une agence

–       Contacts directs avec l’éditeur : ils sont plus efficace pour les réclamations et offrent la possibilité de remises éditeurs sur les abonnements

–       Comptabilité simplifiée : moins d’intermédiaires

–       Souplesse de gestion : possibilité d’arrêter des quotidiens pendant les vacances d’été par exemple

–       Enfin, dans certains cas, fort mécontentement de la gestion de l’agence : erreurs répétées à toutes les étapes (destinataires, paiements, réabonnements) ; décalage injustifié de prix ;  réactivité insuffisante et inefficace sur les réclamations, mauvaises relations avec les chargés de clientèle et les commerciaux

En ce qui nous concerne, le commercial de notre agence a repris contact avec nous suite à l’envoi de la question sur les listes. Nous avons finalement fait le choix de continuer avec l’agence mais en exigeant un suivi plus personnalisé et une réactivité plus importante sur les réclamations.

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À propos kkadio
Kabou Kambou / Kadio works at the Pan African Intergovernmental Agency, Water and Sanitation for Africa (WSA), formerly known as CREPA (African Centre for Water Supply and Sanitation) since 1997. Holder of DSSID EBAD Dakar, I have a good knowledge on the WASH sector in Africa, its issues and challenges as well as its actors. Currently I am responsible for knowledge management at WSA. I participated in the implementation of French Network for Water and Sanitation (RéFEA), Network for Information and Documentation on Environment in Burkina Faso (RIDEB) and the African Water Information System (AWIS). I set up the Documentation Center of WSA, build WSA knowledge data base and contributed to the production and distribution of several newsletters including Info CREPA and Sources Nouvelles. Also, I have knowledge in the field of information management and facilitation of networks and information portal. I developed several blogs, social networks and microbloging. --------------

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